Voorbereiding communie/lentefeest: deel 2

De maand februari staat al aan onze voordeur te trappelen, hoog tijd dus om verder te gaan met onze voorbereidingen voor het communie/lentefeest!

Aangezien onze to-dolijst gaandeweg zal groeien, heb ik de verschillende taken geclusterd in een aantal hoofdthema’s. Deze thema’s zullen iedere maand opnieuw aan bod komen en de taken hierin volgen elkaar ook op een logische manier op, dit wil zeggen dat je alle taken in de maand februari moet voltooid hebben om in maart te kunnen verder werken. Ik heb me vooral gebaseerd op mijn persoonlijke situatie, waarbij ik als basis een thuislocatie gekozen heb met de hulp van een traiteur voor de catering. Heb jij dus een restaurant gekozen, dan kan je dat deel alvast schrappen in je activiteitenlijst.

De checklist heb ik opgesteld door een retroplanning te maken in functie van de datum van ons communiefeest, namelijk 25 mei 2017. Vindt jouw feest dus eerder plaats, dan zal je de acties vroeger moeten inplannen. Wil je graag mijn volledige planning in een Excel document ontvangen, zodat je de acties gemakkelijker kan vervroegen, stuur mij dan eenvoudigweg een mailtje en ik bezorg je met veel plezier het bestand!

En nu aan de slag!

#1 Je gasten

·      Nu de datum en de locatie gekend is, kan je al de belangrijkste mensen verwittigen die zeker niet op je feest mogen ontbreken. Ik denk hierbij aan meter en peter, grootouders, broers en zussen en alle andere mensen die je nauw aan het hart liggen. Geef hen een belletje met de vraag om de datum alvast in hun agenda te noteren en vermeld er zeker bij dat de officiële uitnodiging op tijd en stond in hun brievenbus zal vallen.

·      Begin alvast met het opstellen van je gastenlijst. Noteer hierbij apart de volwassenen en kinderen. Geef ook aan of er mensen met allergieën zijn of als er vegetariërs in de groep zitten.

·      Deze maand gaan we ons hoofdzakelijk focussen op het verzamelen van ideeën en het maken van keuzes voor o.a.:

·        een meter/peter geschenk

·        een leuke bedanking voor je gasten

·        een originele uitnodiging voor je gasten

Het internet en Pinterest kunnen hiervoor een grote bron van inspiratie zijn. Heb je dus 5 minuten de tijd, surf dan even rond en bewaar je pins op een apart Pinterest bord of neem foto’s en kopieer de internetlink in OneNote bijvoorbeeld. Je kan je ook een mooi schriftje aanschaffen waarin je alle ideeën noteert. Dit is dan meteen een mooie herinnering voor later.

·      In de week van 20 februari start je best met het maken of bestellen van je uitnodigingen en bedanking voor je gasten. Ga je zelf aan de slag, neem dan ruim de tijd om er iets moois van te maken. In mijn planning voorzie ik 4 weken om de uitnodigingen en bedanking klaar te krijgen. De uitnodigingen worden het best in de week van 27 maart verstuurd.

#2 Algemeen

·      Op basis van je gastenlijst kan je al starten met het opstellen van een budgetplan. Neem hierin niet alleen de cateringkosten op, maar hou ook rekening met een budget voor de party outfit, te huren materiaal, feestversiering, fotograaf, geschenken, bedanking, en zo verder. Update dit plan op regelmatige basis en bepaal zeker de limiet van je totale bedrag. Zo kom je achteraf niet voor verrassingen te staan.

·      Begin ook al met het aanleggen van een boodschappenlijst. Op deze lijst noteer je niet enkel voedsel en dranken, maar kan ook bijvoorbeeld zaken als enveloppen  die je moet aankopen voor je uitnodigingen of bloemen die je op de tafel wil plaatsen. Als je deze lijst aanvult telkens als je aan iets denkt, dan moet je de laatste week gewoon dit papiertje bij de hand nemen en kijken wat er nog moet aangekocht worden. Als je tussendoor even de tijd vindt, probeer dan al een aantal zaken op voorhand aan te kopen. Neem regelmatig de reclameaanbiedingen door om van promoties te genieten. Dit is ook een manier om je kosten te gaan spreiden over de komende maanden.

·      Organiseer je het feestje thuis, dan vraag je best al 1 of enkele dagen verlof aan bij je werkgever. Zo kan je in alle rust de nodige voorbereidingen treffen. Vergeet ook zeker niet om na het feest een dagje verlof te nemen. Je huis zal immers een schoonmaakbeurt kunnen gebruiken en het gehuurde materiaal moet ook teruggebracht worden.

#3 Party outfit

·      De party outfit van het feestvarken hangt hopelijk al in de kleerkast te pronken. Misschien moet je nog op zoek gaan naar bijpassende schoenen en accessoires. Neem hiervoor rustig de tijd. Nu de solden achter de rug zijn, worden de etalages aangevuld met de nieuwe collectie.

·      Ook de rest van het gezin moet aangekleed worden. Misschien is het niet nodig om voor iedereen een nieuwe outfit aan te schaffen en kan dat ene kleedje dat je vorig jaar maar 1 keer gedragen hebt, nog perfect dienst doen voor het feest! Een klein nieuw accessoire kan je outfit een complete nieuwe look geven en is ook vriendelijker voor je portemonnee.

·      Heb je een meisje dat haar communie doet, dan moet je ook al beginnen nadenken over het kapsel. De krokusvakantie is het ideale moment om een aantal kapsels uit te proberen en alvast wat te oefenen in bijvoorbeeld het maken van vlechtjes. Plan misschien ook al een kappersbezoek in voor je kleine meid, om de fijne puntjes nog even bij te werken. Zo krijgt het haar weer een mooi volume en de kracht om nog wat bij te groeien.

#4 Food

·      Deze maand kan je alvast beginnen nadenken over het menu. Je hebt van de traiteur waarschijnlijk een basislijst met gerechten ontvangen, waarop je je kan baseren voor het samenstellen van je menu.  Hou hierbij zeker rekening met je budgetplan en je gastenlijst (vegetariërs en allergieën, kindermenu, ...).

·      Je kan alvast een eerste keer samenzitten met je traiteur om ideeën uit te wisselen en een eerste offerte  te krijgen. Vergeet ook niet te vragen of zij je het materiaal kunnen aanleveren dat je tekort zou komen (glazen, bestek, borden, extra stoelen, tafels, ...).

·      Naast de hulp van de traiteur, is het misschien ook handig om iemand te zoeken die kan helpen bij het inschenken van dranken aan je gasten na het eten. Veel tieners staan hiervoor te springen en voor een kleinigheid willen ze graag komen helpen. Vraag dus even rond in je vriendenkring of zij iemand kunnen aanbevelen en neem dan zo snel mogelijk contact op om de datum te reserveren.

#5 Communiekaartje/foto’s

·      Ben je zelf creatief en kan je goed overweg met een fototoestel, dan kan je zelf de foto's nemen voor het communiekaartje. Anders contacteer je best al een fotograaf en plan je de fotoshoot in, bij voorkeur begin april. Ga zeker op voorhand even langs om de locatie en het soort foto's te bespreken. Is het bijvoorbeeld binnen, dan moet je al geen rekening houden met het weer.

·      Op het internet kan je ook ideeën opdoen van het soort foto dat je zou willen. Maar ook de fotograaf zal je hierbij kunnen helpen.

#6 Materiaal

·      Kies samen met je zoon of dochter het thema voor het feest. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de hobby of interesses van je kind. De kleur van de versiering kan je ook afstemmen op de feestkleding van je zoon of dochter.

·      Ga ook al op zoek naar ideeën voor de versiering van je woning, tafel en inkomhal.

·      Op basis van de voorlopige gastenlijst, kan je alvast de tafelschikking even bekijken en desnoods extra tafels en stoelen huren. Indien niet iedereen in je huis kan, reserveer dan ook al zeker een tent.

·      Je kan er ook voor kiezen om bijkomende animatie te voorzien op het feest. Denk hierbij aan een goochelaar, grime, springkasteel of een DJ.

Denk je nog aan andere zaken, laat het mij dan gerust even weten!

Hopelijk beleef je evenveel plezier aan de voorbereidingen als ik!